En resumen, una empresa que funciona es aquella en la que:

1- El dpto Comercial/Ventas consigue vender los objetivos de ventas planteados para que la empresa consiga una rentabilidad, atendiendo y fidelizando a los clientes.

2- El dpto de Producción fabrica la producción más el stock objetivo que luego será comercializado por Ventas cumpliendo los objetivos de gastos.

3- El dpto de Compras adquiere buenas materias primas a buen precio siempre cuando es necesario, sin roturas de stock.

4- El dpto de Administración contabiliza las facturas emitidas y recibidas, cobra a los clientes, paga a los proveedores y plantilla, y liquida los impuestos en las fechas correspondientes.

5- El dpto Financiero consigue financiación para las necesidades de la empresa (inversiones o circulante), planifica para que ésta siempre tenga dinero para afrontar sus pagos puntualmente y tenga una situación patrimonial saneada (balance solvente), y controla que la actividad resulte rentable (cuenta de PyG con beneficios).

6- El dpto de Control de Gestión supervisa y vigila que todos los departamentos cumplan sus objetivos, reportando a la dirección general.

7- El dpto de Marketing colabora con el Comercial para conseguir más ventas y atender mejor a los clientes.

8- El dpto de Recursos Humanos gestiona a las personas para garantizar el cumplimento de las distintas funciones en cada jornada y que los puestos estén siempre cubiertos, aplica las fórmulas de contratación más adecuadas en cada caso, remunera a los trabajadores y los mantiene motivados.

9- La Dirección/Gerencia marca los objetivos estratégicos a alcanzar por la empresa, y funcionales a alcanzar por cada departamento, y supervisa y coordina su cumplimiento, asignando recursos y presupuestos para cada uno.


La creación de un departamento concreto

La teoría de organización de empresas nos dice que la estructura organizativa de una empresa depende de su estrategia: es decir, primero hay que definir la estrategia a seguir (misión, visión y objetivos estratégicos) para después organizar internamente la empresa de tal forma que facilite la consecución de dichos objetivos.

Por ejemplo, si somos una empresa en la que la parte comercial y la relación con el cliente-fidelización tiene una especial relevancia, y en la que comercializamos un producto de gran consumo dirigido a miles de clientes, es lógico pensar en la creación de un departamento específico de Atención al Cliente.

La creación de un departamento concreto para asumir una serie de funciones, viene justificado:

1) bien por la estrategia de la empresa, que decide crear un departamento propio que desarrolle funciones generadoras de valor para el negocio;

2) o bien porque el volumen de trabajo correspondiente a una determinada área sugiere su creación (por ejemplo, si una empresa empieza a tener un gran volumen de demandas o diversos casos de naturaleza jurídica en los que un abogado es fundamental, quizás sea interesante crear un departamento jurídico propio; o si el volumen de facturación crece, quizás sea interesante contratar a un contable y crear un departamento contable propio).

Por tanto, la estructura que adopte una empresa dependerá de su estrategia y del volumen de trabajo que requiera cada función para ser desarrollada. Algunos departamentos también habituales en el las empresas pueden ser los siguientes:



A) FUNCIONES DEL DPTO DE MARKETING

1) INVESTIGACIÓN DE MERCADOS
- Análisis de Clientes, Mercado/Sector y Competencia
- Realización, tabulación y análisis de encuestas (fuentes primarias)
- Análisis de registros -INE, IGE, estudios sectoriales, etc.- (fuentes secundarias)
- Interpretación y presentación de resultados

2) SEGMENTACIÓN DEL MERCADO
- Cuantificación del mercado
- Elección segmentos objetivo
- Obtención perfiles tipo consumidores
- Estimación de la demanda y de la cuota de mercado
- Análisis y seguimiento de las tendencias y demandas del mercado

3) ANÁLISIS ESTRATÉGICO: POSICIONAMIENTO Y DIFERENCIACIÓN
- Análisis estratégico interno (empresa) y externo (entorno)
- Análisis DAFO y Plan Director
- Estrategia de Posicionamiento (en base a las Fortalezas de la empresa) y Diferenciación (en base al mercado y la competencia)

4) POLÍTICAS DE MARKETNG-MIX
4.1. PRODUCTO
- Análisis necesidades/demandas de clientes
- Organización y clasificación de la cartera de productos: familias, gamas, líneas, etc.
- Codificación según criterios AECOC (EAN-GTIN)
- Desarrollo de nuevos productos
- Búsqueda y negociación con proveedores para el desarrollo de nuevos productos
- Diseño de packagings y formatos de productos

4.2. PRECIO Y PROMOCIÓN
- Fijación de precios en base a costes, mercado y competencia
- Actualización y revisión de tarifas
- Análisis rentabilidad de productos: márgenes, costes,
- Negociación con clientes PVPs y márgenes
- Diseño e implementación de acciones promocionales para estimular la demanda (ofertas, descuentos, promotoras de ventas, muestras gratuitas, etc.) y cálculo de su impacto económico y su rentabilidad

4.3. DISTRIBUCIÓN
- Elección de canales de distribución
- Búsqueda de distribuidores y negociación de precios, márgenes y condiciones
- Cálculo de rentabilidad por canal

4.4. PUBLICIDAD/COMUNICACIÓN
- Planificación, diseño y realización de acciones publicitarias (plan de medios)
- Diseño y ejecución de anuncios (publicidad exterior, rotulación vehículos comerciales, anuncios en prensa y revistas especializadas, publicaciones internas, PLV publicidad en el punto de venta, expositores, folletos publicitarios, merchandising, etc.)
- Creación y mantenimiento de páginas web y aplicaciones (blog, redes sociales, foros,  analytics, trends, etc.)
- Marketing Ferial: organización, gestión y control asistencia a ferias sectoriales (diseño stand, contratación servicios adicionales, atención al público, etc.)
- Gestión relaciones públicas (boca a boca, prensa, radio, etc.)

5) CREACIÓN IMAGEN Y PERSONALIDAD DE MARCA
- Diseño de logos y naming (diseño de nombres)
- Trámites registro de marcas y respuesta a opositores ante la OEPM

6) BASE DE DATOS DE CLIENTES (CRM)
- Análisis clientes: rentabilidad, repetición, etc.
- Matriz ABC

7) COMERCIAL
- Seguimiento objetivos de ventas y rentabilidad por producto
- Supervisión evolución en puntos de venta
- Atención a clientes y gestión de quejas
- Servicio postventa

8) PLAN DE MARKETING
- Elaboración
- Resumen estrategias y objetivos
- Elaboración del presupuesto de Marketing
- Presentación

9) EVALUACIÓN Y CONTROL DE RESULTADOS
- Medición del resultado de la inversión en marketing
- Análisis consecución objetivos fijados

Conocimientos y aptitudes:
Estadística (Excel, Tablas Dinámicas, SPSS, media, moda, mediana…)
Investigaciones de mercado (registros oficiales…)
Finanzas y contabilidad (márgenes de los productos, costes fijos y variables, cálculo rentabilidades, análisis cuenta de resultados por productos, por centros,…)
Creatividad
Idiomas

Programas / aplicaciones:
- SPSS
- Excel (tabulación y análisis de encuestas, datos y uso de tablas dinámicas)
- AECOC Data y Media
- Dreamweaver (creación de páginas web)
- Diseño gráfico: Photoshop, FreeHand, etc.

B) FUNCIONES DEL DPTO DE ADMINISTRACIÓN / CONTABILIDAD

1) Facturación

-Emitir albaranes y facturas a clientes/deudores (y envío a destinatarios)
-Recibir albaranes/facturas de proveedores/acreedores
-Recibir extractos bancarios y otros documentos

2) Contabilidad financiera
-Registro contable de las operaciones de la empresa
-Elaboración y presentación de Cuentas Anuales
-Orden y conservación documentos legales

3) Cobros y Pagos 
-Cobros a clientes y deudores
-Pagos a proveedores y acreedores
-Pagos a personal
-Pagos impuestos
-Comprobación importes correctos
-Control movimientos cuentas corrientes de la empresa y sus saldos

4) Fiscalidad y trámites con administraciones y Hacienda
-IVA, IRPF, Retenciones alquileres, registro operaciones intracomunitarias, exportaciones, etc.
-Libros obligatorios actualizados y en orden: libros de IVA (facturas emitidas y facturas recibidas), libros de inventarios, tesorería, libros de actas, libros de socios, libro de visitas inspecciones, etc.

5) Trámites varios
-Subvenciones, licencias, permisos, etc.

6) Atención al cliente
-Recepción de llamadas y pedidos
-Atención al público

Programas / aplicaciones:
-Programas de gestión (contabilidad, facturación, etc.)
-ERPs
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